Microsoft ofrece un amplio abanico de herramientas disponibles, como solución integral a empresas, a través del paquete de Office 365. El aumento de la productividad, la comunicación y el trabajo colaborativo, así como una mayor seguridad en la protección de los datos empresariales son algunos de los factores en torno a los cuales se implementan cada una de las aplicaciones con las que vamos a trabajar.
La inmensa mayoría de las grandes empresas trabajan ya con Office 365, no solo por su software familiar sino también por el apoyo empresarial de calidad que les ofrece. Por ello, a continuación te resumimos cuáles son las aplicaciones más útiles que podemos encontrar en el paquete de Microsoft.
Sharepoint
Como plataforma de colaboración empresarial, Sharepoint nos permite trabajar de manera simultánea en un mismo documento, acceder a información desde cualquier ubicación con conexión a Internet, organizar la información en base a unos criterios establecidos o programar avisos para que se nos notifique cuando un documento o una carpeta ha sufrido una modificación.
En definitiva, con este gestor documental basado en el navegador web podremos gestionar los proyectos empresariales de una forma más eficaz, mejorando drásticamente la experiencia de trabajo colaborativo, resolviendo algunas de las problemáticas más comunes que surgen en los procesos internos de una organización.
Yammer
Con esta red social corporativa cualquier miembro de la organización podrá comunicarse a nivel interno, siguiendo el modelo de funcionamiento de plataformas como Linkedin o Facebook. El objetivo es hacer partícipes a todos los empleados en torno a un proyecto común, aumentando así la productividad de cada uno de ellos.
Se puede acceder a Yammer desde cualquier dispositivo puesto que toda la información está almacenada en la nube. También nos permite realizar muchas de las funciones disponibles en Facebook: crear páginas para cada uno de los proyectos empresariales (con toda la información relacionada), publicar un calendario con todos los eventos en la agenda (reuniones o cursos de formación, por ejemplo) y realizar encuestas con resultados en tiempo real.
OneDrive
Como servicio de almacenamiento de archivos, OneDrive ofrece a las empresas la posibilidad de guardar toda la información con la que trabajan en una ubicación alojada en la nube que está sincronizada con el espacio de trabajo y que es accesible desde cualquier equipo conectado a Internet.
Así, en caso de que un equipo o hardware sufra cualquier tipo de problema, se podrá acceder a una copia de toda esa información e incluso compartirla vía enlace directo con otros compañeros o clientes a través de esta plataforma de Microsoft. Además, podremos almacenar en un carpeta de manera automática todas las capturas de pantalla que realicemos desde cualquier dispositivo y adjuntar imágenes de forma directa a los correos de Outlook.
OneNote
Este bloc de notas digital nos permite guardar un texto, grabar archivos de audio o añadir fotos o vídeos, siendo de forma automática almacenados en la nube de Office 365.
Con OneNote podemos tomar una nota mientras estamos realizando una llamada, o enlazar una cita del calendario de un correo electrónico Outlook a una página, para más tarde compartirla con todos los participantes en una reunión. Todo se organiza en notas, secciones y páginas, pudiendo ser más o menos estructurado en función de tus preferencias.
Planner
Esta aplicación de Office 365 nos permite automatizar la creación, planificación y gestión de los proyectos empresariales, sin la necesidad de encadenar un correo electrónico tras otro para verificar en qué fase estamos.
Con Planner podremos conocer en tiempo real el estado de cada proyecto, consultar quién es el encargado de cada una de las tareas, así como revisar el estado de progreso y su fecha de vencimiento. Además, tenemos la posibilidad de realizar conversaciones sobre las tareas sin la necesidad de recurrir a otras aplicaciones, y podemos adjuntar archivos o documentos a cada una de las tareas planificadas.
Skype For Business
Con esta herramienta de comunicación podemos tener reuniones online con otros miembros de la organización o con personal externo aunque no dispongan del paquete Office 365.
Entre las funciones disponibles destacamos la presentación de contenidos online en nuestras reuniones a través de documentos en Word, hojas de cálculo en Excel o presentaciones en PowerPoint, así como la posibilidad de comunicarse con otros compañeros de la empresa que se encuentran en diferentes puntos geográficos.
Teams
Entre las funciones que nos aporta esta herramienta destaca la creación de espacios digitales de trabajo donde los diferentes miembros de los grupos pueden colaborar y establecer una comunicación instantánea.
En Teams podemos interactuar fluidamente e intercambiar mensajes con los compañeros de trabajo o con usuarios externos a través de diferentes canales, además de integrar el resto de las herramientas que forman parte del paquete Office 365, como Planner para gestionar un proyecto, o Sharepoint para compartir información. Pero si por algo se caracteriza esta aplicación de Microsoft es por la realización de reuniones en vídeo o audio gracias a la integración de Skype empresarial.
Power Automate
Si nos queremos ahorrar la ardua tarea de realizar procesos repetitivos, que ocupan una buena parte de nuestro tiempo, Power Automate es nuestro mejor aliado.
Con el uso de esta herramienta de Office 365 los trabajadores de una empresa pueden incrementar notablemente su productividad, así como simplificar muchos procesos de comunicación tanto interna como externamente, gracias a la opción de conectar varias aplicaciones de Microsoft o de terceros. Podemos intercambiar información o transferir datos entre miembros de la empresa de manera de manera automática, rápida y segura, a través de la creación de eficientes flujos de trabajo.
Power BI
En el ámbito empresarial cada vez es más importante aplicar los conocimientos de Business Intelligence (BI) en la explotación de datos que proceden de diferentes fuentes (MailChimp, Google Analytics, Dynamics CRM, Excel, SQL Server, Facebook, bancos de estadísticas oficiales, SEM Rush, etc), unificándolos en torno a una misma plataforma.
Por ello, Power BI se presenta como una excelente solución, debido a la sencillez de su proceso. Podemos crear informes y paneles, donde presentar de forma muy visual e intuitiva los resultados de todos aquellos aspectos que queremos analizar. Y después compartirlos entre los diferentes miembros de la organización.
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