SharePoint es una aplicación de Microsoft 365 que ayuda a las empresas a mejorar su productividad y eficiencia a través de un amplio abanico de herramientas disponibles, que permiten crear, organizar y administrar proyectos de manera segura, compartida y colaborativa. En este sentido, se trata de una de las plataformas de colaboración más robustas del mercado.
Aunque en versiones anteriores, se trataba de una simple plataforma de gestión de contenido, en la actualidad Microsoft SharePoint es una herramienta colaborativa que se ha consolidado como una solución integral de trabajo, aportando muchas ventajas y funcionalidades dirigidas tanto al usuario final como a los administradores y técnicos de sistemas. Además, potencia el valor del resto de herramientas colaborativas del entorno Office 365, como Microsoft Teams.
Entre sus ventajas más importantes destacamos las siguientes:
- Una mayor flexibilidad. Los beneficios del cloud en SharePoint, en cuanto a administración de contenido, que nos permite acceder a cualquier documento de nuestra base de datos desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a Internet.
- El uso adaptado. La experiencia de usuario en SharePoint se optimiza a través de una versión totalmente adaptable y fluida para cualquier dispositivo.
- Un respaldo seguro de la información. En SharePoint nuestros equipos podrán contar con un mayor respaldo de seguridad, para proteger nuestra información, al contar con listas y bibliotecas de documentos de forma segura.
- Un mayor control IT, que nos permite adaptarnos mejor a cada escenario. El control de políticas de acceso y permisos recae en el equipo IT de la organización, pudiendo gestionar y controlar las políticas establecidas en SharePoint, administrar la seguridad garantizando que todos los miembros de la organización comparten y manejan el contenido de manera segura, así como desarrollar nuevas soluciones sobre la plataforma para reaccionar ante cualquier necesidad.
Principales funcionalidades:
- Herramientas Colaborativas. Esta aplicación de Microsoft nos ofrece una potente plataforma para que entre los distintos miembros del equipo – e incluso con gente ajena a la organización – puedan compartir documentos, tareas o emails como ficheros, de manera rápida y sencilla.
- Creación de portales. SharePoint nos permite crear portales, incluyendo sitios personales, donde poder compartir información con el resto de la comunidad, así como personalizar el contenido que nos interesa visualizar, con la garantía de cumplir con todos los requisitos de privacidad, control de acceso y ser compatible con dispositivos móviles.
- Business Intelligence. SharePoint nos proporciona una importante plataforma para crear y publicar informes, así como para visualizar y analizar los datos empresariales, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones. Además, podemos utilizar los indicadores claves de rendimiento (PKI), crear cuadros de mando o servicios de Excel.
- Gestión de Contenido Empresarial (ECM). Esa solución desarrollada por Microsoft puede integrarse en workflows, o flujos de trabajo automatizados, que nos ofrece la posibilidad de crear procesos de aprobación y revisión de documentos.
Entre las tecnologías de SharePoint más demandadas en el mercado se encuentran:
- SharePoint Online. Servicio basado en cloud, orientado a empresas de todos los tamaños, sin necesidad de instalar e implementar ningún software.
- SharePoint Server. Una organización puede implementar y administrar su propio servidor local, o SharePoint Server local, aprovechando un abanico más amplio de funcionalidades.
- SharePoint Foundation. Es una solución gratuita para la implementación local y nos permite crear diferentes tipos de sitios para colaborar en páginas web, documentos, calendarios, listas o datos.
- SharePoint Designer. Las empresas pueden utilizar esta herramienta para la creación de soluciones potentes habilitadas para el workflow.
- OneDrive for Business. Se trata de un programa de escritorio, que forma parte del paquete Office 365 de Microsoft, y que nos ofrece la posibilidad de sincronizar nuestros documentos desde un sitio de grupo o OneDrive for Business, a un equipo para su uso sin conexión.
Formación SharePoint
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