Microsoft Planner es la aplicación de Office 365 que nos permite organizar tareas y trabajos asignados a cada uno de los miembros de un departamento o empresa. Por ello, a la hora de gestionar un proyecto cada vez es más importante contar con una solución eficaz que nos ayude a coordinar los diferentes esfuerzos de una organización para garantizar su éxito.
Planner es una aplicación ideal para implementar en aquellos proyectos empresariales que se rijan por metodologías ágiles, debido a su facilidad de uso y al amplio abanico de funcionalidades orientadas al trabajo colaborativo que ofrece.
Con esta herramienta de planificación podremos ordenar y asignar las tareas en grupos y categorizarlas en función de su estado. Así, a través de un panel muy visual e intuitivo se podrá consultar a simple vista, por ejemplo, qué tareas están pendientes, en proceso de elaboración, finalizadas o validadas. Además, la interfaz es muy sencilla, puesto que se muestran las tareas en forma de tarjetas, que a su vez se clasifican por columnas en función de en qué fase del proceso se encuentre.
Otro de los puntos fuertes de esta aplicación de Microsoft son los insights que recibimos acerca de las actividades planificadas, lo que nos permite hacernos una idea de lo que pasa en un proyecto. Cuando creamos una tarea, asignamos un responsable, una fecha de inicio y de entrega, subimos archivos adjuntos o publicamos comentarios, Planner puede monitorear el estado de cada una de las actividades programadas en el tablero y mostrarnos los insights de los diferentes planes en la sección de charts.
Por otro lado, al ser una solución incorporada en el paquete de Office 365, podemos integrarla con facilidad en sistemas colaborativos como Teams o en PowerApps para poder crear una app que muestre toda la información relacionada con un determinado plan de trabajo. Los archivos que decidamos adjuntar a las tareas se guardarán automáticamente en SharePoint y los comentarios publicados se basan en las conversaciones de grupo de Outlook. Además, Planner se puede integrar con otras aplicaciones como Dynamics CMR o BitBucket, y podemos automatizar el proceso para la autogestión de tareas a través de Automate.
Entre las principales ventajas de Planner respecto a otras herramientas de planificación destacamos las siguientes:
- Facilidad de uso, gracias a un panel muy visual e intuitivo.
- Alertas automáticas enviadas por email a todos los miembros cada vez que se actualiza o modifica algún aspecto del plan.
- Información detallada en cada tarea a través de la descripción, el checklist, los comentarios y las etiquetas.
- Facilidad para establecer una fecha de vencimiento en una tarea, gracias a la función de calendario incorporada.
- Supervisión instantánea del grado de cumplimiento de las tareas asignadas a los diferentes miembros de un equipo de trabajo, pudiendo comprobar si alguno de ellos está sobrecargado a través de Planner Hub, que nos muestra informes detallados sobre las tareas, el progreso y el tiempo dedicado.
- Comunicación fluida vía email entre todas las personas involucradas en un proyecto, gracias a la integración de Outlook, dentro del paquete Office 365.
- Posibilidad de integración con otras aplicaciones de Office 365 o de proveedores externos a través de conectores.
Con Formadores IT aprenderás cómo usar Planner de una forma rápida y sencilla a través de nuestro curso Microsoft Planner, en modalidad online, con el que adquirirás las destrezas necesarias para gestionar proyectos a través de esta útil herramienta de Microsoft.
Soluciones formativas ofertadas: